Triplez votre Productivité Personnelle

Note : cet article est une traduction de l’original en anglais Triple Your Personal Productivity de Steve Pavlina. C’est donc lui qui s’exprime dans le “je” de cet article.

Avez-vous déjà eu l'expérience de regarder en arrière et voir votre semaine avec le sentiment angoissant que vous n'avez pas fait autant que vous l'auriez souhaité? Lors de la construction d'une carrière couronnée de succès ou de votre propre entreprise, votre temps est peut-être votre atout le plus précieux, et votre revenu est une conséquence directe de la façon dont vous disposer de votre temps. Vous ne pouvez pas prendre plus de temps que vous en avez, et l'horloge ne s’arrête jamais. Il y a quelques années, j'ai découvert un système simple qui m'a permis de presque tripler ma productivité, et dans cet article, je vais partager quelques idées très concrètes que vous pouvez appliquer immédiatement pour augmenter votre efficacité sans avoir à travailler plus dur que vous le faites maintenant.

 

Tenez un agenda détaillé.

La première étape pour mieux gérer votre temps est de savoir comment vous êtes en train de le dépenser. Tenir un agenda est un moyen très efficace pour le savoir, et après l'avoir essayé une journée, vous aurez immédiatement un bel aperçu de votre temps, où il passe réellement. L'acte même de compter le temps que vous prend les habitudes que vous avait inconsciemment est souvent suffisante, et vous avez alors une chance de les examiner et de les modifier.

Voici comment tenir un agenda. Tout au long de votre journée noter l’heure a laquelle vous démarrer ou arrêter une activité. Envisagez d'utiliser un chronomètre pour enregistrer le temps que vous prend chaque activité. Vous pouvez le faire pendant votre temps de travail ou tout au long de votre journée. A la fin de la journée, trier tous les laps de temps en catégories, et  découvrez quel est le pourcentage de votre temps qui est consacré à chaque type d'activité. Si vous voulez approfondir, faite cela pendant une semaine, et calculer le pourcentage total de votre temps que vous avez passé sur chaque type d'activité. Soyez aussi précis que possible. Notez combien de temps vous passez sur le courrier électronique, la lecture de groupes de discussion, le surf sur le web, les appels téléphoniques, les repas, la douche, etc... Si vous vous levez de votre chaise, cela signifie probablement que vous devez écrire dans votre agenda. En général, je retrouve avec 50-100 ligne par jour.

Vous pourriez être surpris de découvrir que vous dépensez seulement une petite fraction de votre temps de travail à faire ce que vous considérez être le travail réel. Des études ont montré que l'employé de bureau moyen passe seulement 1,5 heure de travail effectif par jour. Le reste du temps est consacré à la socialisation, à prendre des pauses café, manger, communiquer, ranger des papiers, et de faire beaucoup d'autres tâches en dehors du travail effectif. L'employé de bureau moyen qui travaille à temps plein ne va pas commencer véritablement le  travail avant 11h00 et commence à se détendre autour de 15h30.
 

Analyser vos résultats.

La première fois que j'ai tenu un agenda, je me suis retrouvé  15 heures de travail réel dans une semaine alors que j'ai passé environ 60 heures dans mon bureau. Même si j'étais environ deux fois plus productif que l'employé de bureau moyen, j'ai été troublé par les résultats. Où étaient  passé ces 45 heures? Mon agenda m’expliqua tous, en me montrant où le temps c’était écoulé, je n'étais pas conscient de vérifier mes courriels si souvent, la façon excessif que j’ai d’accomplir des tâches qui n'ont pas besoin d'être fait, la sur lecture des nouvelles, le fait de prendre trop de temps pour les repas, et de succomber  à des pauses évitables, etc.

 

Calculez votre taux d'efficacité.

Quand j'ai réalisé que je passé 60 heures au bureau, mais seulement 15 heures complète de travail effectif, j'ai commencé à me poser des questions intéressantes. Mon revenu et mon sens de l'accomplissement ne dépendait que de ces 15 heures, et non du temps total que j'ai passé au bureau. J'ai donc décidé de commencer l'enregistrement de mon temps quotidiennement, le total du temps que j'ai passé sur du travail réel divisé par le total du temps que j'ai passé dans mon bureau. Bien que j’ai vu que je ne travaillais que 25% du temps passer au bureau, j'ai aussi réalisé qu'il serait insensé de travailler plus d'heures.

Taux d’efficacité = (Temps de travail « effectif ») / (Temps passé « Au travail »)

Réduisez le nombre total d'heures pour augmenter le taux d'efficacité.

Si vous avez déjà essayé de le faire pour quelque chose que vous n'étiez pas vraiment motivés à faire, vous avez très probablement échoué. Ce fut naturellement le résultat que j'ai vécu lorsque j'ai essayé de le faire moi-même pour travailler plus longtemps. En fait, en essayant de travailler plus longtemps  j’ai effectivement était démotivé  et cela a poussé mon taux d’efficacité encore plus bas. Donc, j’ai à contrecœur décidé d'essayer une approche opposée. Le lendemain, je ne m’autorise a passer cinq heures au bureau, et le reste de la journée, je ne travaillerai pas du tout. Eh bien, c’est une chose intéressante qui s'est passé, je suis sûr que vous pouvez imaginer. Mon cerveau a dut comprendre que le temps de travail était une denrée rare parce que j'ai travaillé près de l'ensemble des cinq heures d'affilée et j’ai obtenu un taux de rendement de plus de 90%. J'ai continué cette expérience pour le reste de la semaine et j’ai fini par avoir environ 25 heures de travail effectuées avec seulement 30 heures au total passé dans mon bureau, pour un ratio d'efficacité de plus de 80%. Donc, j'ai pu réduire mon temps de travail hebdomadaire à 30 heures tout en obtenant 10 heures de travail réel en plus. Si votre agenda vous montre un taux d’efficacité faible, essayez de limiter votre total de temps de travail dans une journée, et regarder ce qui se passe. Une fois que votre cerveau se rend compte que le temps de travail est rare, vous devenez soudainement beaucoup plus efficace parce que vous devez l’être. Lorsque vous avez des délais très serrés, vous trouverez généralement un moyen de faire votre travail plus rapidement. Mais quand vous avez tout le temps du monde, il est plus facile d'être inefficace.

Augmentez progressivement le total des heures tout en conservant une efficacité maximale.

Sur une période de quelques semaines, j'ai pu garder mon taux d’efficacité supérieur à 80% tout en augmentant progressivement mon temps total passé au bureau pendant la semaine. J'ai réussi à le maintenir depuis de nombreuses années, et j’ai communément obtenu environ 40 heures de travail réel effectué chaque semaine, alors que je passer seulement 45 heures dans mon bureau. J'ai appris que ce qui est idéal pour moi. Si j'essaie de passer plus de temps au bureau ma productivité diminue rapidement. La chose intéressante est que le système qui m'a permis d'optimiser mon efficacité au travail a également aidé dans quantité d'autres domaines de ma vie. Même si j'ai pu utiliser cette approche pour tripler ma productivité de mon entreprise, j'ai aussi gagné beaucoup de temps pour tâche personnels.

Noter sont temps est un choix intelligent pour s’assurer une productivité optimale sans augmenter vos heures. Mais ceci doit être effectué périodiquement pour fournir un résultat. Je le fais pendant une semaine tous les 3-6 mois, ça a fait une énorme différence pour moi, et me donne a chaque fois de nouveau résultat. Si j’attends trop de mois sans enregistrer mon temps, ma productivité diminue à mesure que j’attends et progressivement je retombe dans une inconsciente perte de temps dans mes habitudes. Vous trouverez probablement que votre sentiment au sujet de votre productivité est étroitement lié à la quantité de travail réel que vous obtenez réellement. Lorsque vous sentez que votre productivité est plus faible que vous le souhaitez, noter votre temps passer pour en être conscient, mesurer votre taux de rendement, et puis optimiser votre efficacité pour augmenter votre productivité. Enregistrer son temps est une activité a fort effet de levier qui prend très peu de temps et d'efforts à mettre en œuvre, mais le gain à long terme est énorme.